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Fattura elettronica, conservazione retroattiva: novità dell'Agenzia delle Entrate

Fattura elettronica, conservazione a norma retroattiva: dal 4 giugno 2021 è attivo il nuovo servizio dell’Agenzia delle Entrate, che consente di conservare massivamente le e-fatture transitate dal SdI prima dell’adesione. Come funziona e novità.

Fattura elettronica, parte la possibilità di adesione retroattiva al servizio di conservazione a norma dell’Agenzia delle Entrate.

A pochi giorni dalla scadenza del 10 giugno 2021, termine per la conservazione sostitutiva prorogato dal decreto Sostegni, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione di partite IVA e intermediari una nuova funzionalità, per superare il problema del caricamento manuale delle fatture elettroniche relative al periodo precedente all’adesione al servizio gratuito.

Accedendo alla sezione dedicata alla conservazione delle fatture elettroniche sul portale Fatture e Corrispettivi, è possibile indicare una data antecedente a quella di adesione al servizio.

L’Agenzia delle Entrate archivierà automaticamente tutte le fatture transitate dal SdI dalla data indicata dal contribuente.

Fattura elettronica, conservazione retroattiva: novità dall’Agenzia delle Entrate

L’adesione al servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate per adempiere all’obbligo di conservazioneconservaznorma delle fatture elettroniche consentirà al contribuente di recuperare tutti i file transitati dal SdI, a partire dalla data indicata.
Non sarà più necessario caricare manualmente e una alla volta le fatture emesse e ricevute prima dell’adesione. È questa la novità disponibile dal 4 giugno 2021 sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
Il titolare di partita IVA potrà chiedere di recuperare e conservare per 15 anni tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute dal 1° gennaio 2019.

Il servizio consente di conservare massivamente tutte le fatture di proprio interesse.
Basterà indicare, al momento dell’adesione all’accordo di servizio, una data antecedente a partire dalla quale verranno archiviati a norma tutti i documenti elettronici trasmessi e ricevuti dal Sistema di Interscambio.

Diversamente, se non si indica la data di recupero retroattivo verranno conservate solo le fatture transitate dal SdI dal giorno successivo alla data di adesione al servizio.
Il servizio è senza dubbio utile per i titolari di partita IVA che non hanno affidato la conservazione delle fatture elettroniche a soggetti privati, ai quali viene data ora la possibilità di recuperare tutte le fatture transitate dal SdI dal 1° gennaio 2019, prima della data di adesione al servizio delle Entrate, e senza necessità di caricare i file uno per uno.
Discutibile è tuttavia il tempismo dell’Agenzia delle Entrate: il nuovo servizio è stato lanciato il 4 giugno, a circa una settimana dalla scadenza del 10 giugno 2021, prorogata dal decreto Sostegni rispetto al termine ordinario del 10 marzo, per la conservazione a norma delle fatture elettroniche del 2019, adempimento che ha causato non pochi malumori ad imprese e intermediari.

Conservazione fatture elettroniche retroattiva per tutti: revoca e nuova adesione per chi aveva già aderito

Tutti potranno beneficiare del nuovo servizio dell’Agenzia delle Entrate.

Chi ha già aderito ad un accordo per la conservazione delle fatture elettroniche prima del 4 giugno 2021, potrà richiedere l’archiviazione retroattiva dei file revocando l’accordo in corso e successivamente aderire nuovamente, indicando la data a partire dalla quale recuperare i file transitati dal SdI.
Come indicato dall’Agenzia delle Entrate, i periodi oggetto di recupero di fatture già transitate per Sdi in precedenza all’adesione sono compresi nell’intervallo individuato dalla data retroattiva indicata dall’utente e la data di adesione al servizio di conservazione (estremi inclusi).

Un aspetto importante da considerare riguarda le fatture che è possibile recuperare: la data retroattiva indicata non potrà essere precedente al 1° gennaio del secondo anno precedente a quello di adesione.
Per recuperare le fatture elettroniche emesse nel primo periodo d’avvio dell’obbligo, ossia dal 1° gennaio 2019, bisognerà effettuare l’adesione entro il 2021.

(Tratto da Money.it)

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Conservazione fatture elettroniche: il servizio dell'AdE ora è retroattivo

Conservazione fatture elettroniche: il servizio dell'AdE ora è retroattivo

L’Agenzia delle entrate ha colto di sorpresa gli operatori pochi giorni fa annunciando che il proprio servizio di conservazione a norma delle fatture elettroniche diventa retroattivo: una decisione dagli impatti rilevanti.

L’Agenzia delle Entrate, a qualche giorno dalla scadenza del termine per la conservazione dei documenti fiscali relativi all’anno d’imposta 2019, ha reso retroattivo il proprio servizio di conservazione a norma delle fatture elettroniche. Questa situazione porta all’ordine del giorno un interrogativo che gli esperti della materia e l’Agenzia delle Entrate, prima ancora che tutti i titolari di partita IVA, dovrebbero porsi e cioè a cosa serva il processo di conservazione delle fatture elettroniche, per valutare i possibili impatti e lo scenario futuro.

La decisione dell’Agenzia delle entrate

Con un comunicato del 4 giugno 2021 l’Agenzia delle Entrate ha reso noto che è “… disponibile la nuova funzionalità di conservazione a norma delle fatture elettroniche che consente di portare in conservazione “massivamente” le fatture elettroniche transitate da SdI. È sufficiente indicare, al momento dell’adesione dell’accordo di servizio, una data antecedente a quella dell’adesione stessa. A partire dalla data indicata, infatti, verranno conservate automaticamente tutte le fatture trasmesse e ricevute dal SdI anche nei periodi in cui il servizio non era attivo. Diversamente, se non si indica la data di recupero retroattivo verranno conservate solo le fatture transitate dal SdI dal giorno successivo alla data di adesione al servizio”.

A cosa serve la conservazione dei documenti informatici

La risposta che la maggior parte degli addetti ai lavori sono portati a dare alla domanda relativa a cosa serva il servizio di conservazione è: perché così prevede la Legge. Ovviamente questa risposta non esaudisce la curiosità che dovrebbe animare qualsiasi cultore della scienza e della tecnica. Cercando di fare un passo avanti nei meandri legislativi, si potrebbe dire che il processo di conservazione risponde alle esigenze dettate dall’articolo 44, comma 1-ter del Decreto Legislativo 82/2005 (meglio conosciuto come Codice dell’Amministrazione Digitale): assicurare caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità ai documenti informatici.

Operando una analisi più incisiva delle predette caratteristiche, ci rendiamo conto che gli attributi previsti dal legislatore non sono omogenei: la autenticità, la integrità e la leggibilità sono “intrinseche” del documento, mentre la affidabilità e la reperibilità sono caratteristiche del sistema di conservazione, che trova la sua regolamentazione sempre nel citato comma 1-ter, che aggiunge che le modalità da osservare sono quelle previste nelle “linee guida” di cui al successivo articolo 71. Questo è un esempio in cui il legislatore, ben coscio della rapidità con cui la tecnologia modifica i contesti operativi, ha coniato una norma attuativa la cui regolamentazione è affidata all’AGid (Agenzia per l’Italia Digitale), che periodicamente procede agli aggiornamenti “sentiti le amministrazioni competenti e il Garante per la protezione dei dati personali nelle materie di competenza, nonché acquisito il parere della Conferenza unificata”.

Ecco quindi che ci troviamo di fronte a due requisiti, il primo oggettivo ed il secondo organizzativo. Il requisito oggettivo determina la validità del documento, il requisito organizzativo determina la validità della procedura col quale il documento può essere consultato[2]. Riveste una fondamentale importanza il contenuto dell’articolo 43 del C.A.D.[3] che afferma due principi, spesso non considerati.

I riferimenti normativi

Il comma 1-bis prevede che “Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, (a cui appartiene l’Agenzia delle Entrate, n.d.r.) cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso ai medesimi soggetti di cui all’articolo 2, comma 2. Le amministrazioni rendono disponibili a cittadini ed imprese i predetti documenti attraverso servizi on-line accessibili previa identificazione con l’identità digitale di cui all’articolo 64 ed integrati con i servizi di cui agli articoli 40-ter e 64-bis.”

Il comma 2 prevede che “Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali ai sensi della disciplina vigente al momento dell’invio dei singoli documenti nel sistema di conservazione.”

Giova rammentare che le Linee Guida prevedono che la conservazione di un documento informatico sia effettuata in maniera “indiretta”, ossia mediante la generazione dell’indice del pacchetto di archiviazione che contiene l’hash dei file che formano il pacchetto di archiviazione. In questo modo la integrità ed immodificabilità dei file inclusi nel pacchetto è assicurata in maniera appunto “indiretta”, dal momento che la modifica di qualunque file che compone il pacchetto di archiviazione modificherebbe il suo corrispondente hash incluso nell’indice, per cui in caso di controllo la “corruzione” sarebbe immediatamente visibile.

Gli impatti

Tirar le somme è semplice. Se il contribuente deciderà di mantenere il servizio di consultazione delle fatture elettroniche presso l’Agenzia delle Entrate, ci troviamo nella ipotesi prevista dal citato articolo 43, comma 1-bis, del C.A.D., per cui non sono non c’è alcun obbligo di conservazione, ma l’Agenzia delle Entrate ha l’obbligo di rendere disponibile i predetti documenti attraverso servizi on-line accessibili previa identificazione con l’identità digitale; se il contribuente deciderà invece di non avvalersi dei predetti servizi, l’Agenzia delle Entrate procederà alla cancellazione delle fatture elettroniche e manterrà i dati IVA (ossia la fattura elettronica senza le righe di dettaglio) e i metadati (quindi l’hash).

In questa seconda ipotesi vero è che l’Agenzia non avrà mai conoscenza del contenuto della fattura, ma avrà certamente esatta contezza di quante fatture siano state emesse e ricevute da ciascun titolare di partita IVA e sarà in possesso dell’elemento (l’hash o impronta) che consentirà di riconoscere in maniera legalmente certa se la fattura elettronica esibita dal contribuente coincida con l’originale trasmesso o ricevuto a suo tempo.

L’Agenzia delle Entrate potrebbe anche organizzare un servizio pubblico, magari accessibile anche in maniera massiva mediante API, per cui esibendo l’originale xml (o p7m se con firma Cades) della fattura elettronica, potrebbe certificare se il documento è (relativamente) autentico ed integro, ed attestare la data in cui esso è stato trasmesso e ricevuto dal sistema di interscambio. Ovviamente se in caso di accessi, ispezioni o verifiche il contribuente non esibisse le fatture elettroniche emesse e ricevute, si renderebbe autore di una grave omissione, ma se esibisse tutti i files spediti e ricevuti tramite il sistema di interscambio, l’Agenzia delle Entrate sarebbe in condizione di certificare la autenticità ed integrità dei documenti informatici

(Tratto da NetworkDigital360)

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Comunicato Stampa n° 49 del 13/03/2021

Come comunicatoVi in precedenza, è in arrivo la proroga che consentirà agli operatori di avere tre mesi in più per portare in conservazione le fatture elettroniche del 2019.

A questo proposito vorrei sottolineare due situazioni che ci preme rimarcare:

L'Agenzia delle Entrate già da tempo, Dicembre 2018, ha messo a disposizione il servizio gratuito a costo zero per tutti gli operatori con Partita IVA, che permette la conservazione delle fatture elettroniche, transitate presso lo SDI. Per questo servizio, l'operatore doveva fare esplicita adesione con i soliti canali forniti dall'Agenzia. La MEM Informatica S.r.l. si è preoccupata, in diverse occasioni, di ricordare questo importante "adempimento"  per evitare l'acquisto di software costosi, di terze parti, che fornivano lo stesso servizio gratuito dell' Agenzia delle Entrate.

Detto ciò, i file XML, che transitano presso lo SDI, sono firmati in digitale e hanno un peso molto ridotto. Le fatture attive, mediamente, "pesano" tra gli 8 e i 13 kb; mentre le fatture passive, mediamente, "pesano" tra i 12 e 18 kb.

Rimane sottointeso, cosa prevista dalle norme sulla conservazione delle fatture, che tutti i software che emettono le fatture elettroniche, prevedono anche la possibilità di allegare, alla fattura XML, anche la fattura di cortesia in formato .pdf. Se avviene ciò, il file che andrà in conservazione non sarà più di 8 kb bensì di grandezza notevolmente maggiore.

Ed è proprio questo che è successo con diversi clienti che hanno acquistato, all'ultimo momento, il software ARKon per l'archiviazione e conservazione. Se con il software B.Point SP e/o con Fattura Smart allego dei file alla fattura elettronica e/o decido di spedire, allegato all'XML, anche la fattura di cortesia, lo spazio indispensabile per la conservazione, aumenta notevolmente.

A tale proposito si chiede quindi a tutti gli studi che hanno fornito Fattura Smart ai propri clienti e/o a tutte le aziende che operano con il modulo aziendale per l'emissione delle fatture, di verificare se all'atto dell'invio allo SDI, viene allegata anche la cosidetta fattura di cortesia.

Sperando di essere stati chiari e precisi con la puntualizzazione, il Reparto Assistenza della MEM informatica S.r.l. è a completa disposizione per tutti i chiarimenti in merito.

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Manuale di Gestione Informatica dei Documenti

Il manuale di gestione informatica dei documenti è lo strumento che detta le linee guida per la corretta gestione documentale dell'Ente e assume un ruolo fondamentale sia internamente che esternamente all'Ente. Il manuale, infatti, permette all'Ente di rendere pubbliche le proprie scelte in tema di gestione documentale, condividerle con i cittadini e renderle vincolanti per tutti coloro (interni ed esterni) che scambiano documenti con l'Ente stesso.

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